Kiekviena šiuolaikiška pelno siekianti įmonė nori ne tik mažinti sąnaudas bet ir fiziškai kuo labiau atsiriboti nuo popierinių dokumentų. Tai ne tik sutaupyta vieta įmonės kabinetuose, mažiau segtuvų apskaitininkų kabinetuose bet ir nenukirstas medis miške iš kurio priešingu atveju būtų pagaminta daug popieriaus lapų.
Sutaupyta erdvė yra tik palyginti nedidelis privalumas, kur kas svarbiau yra dokumentų saugumas.
Ne visus dokumentus norime kad pamatytų svetimos akys, tai gali būti ir prekių savikainos, pardavimo kaina, užsakovų kontaktai ar slaptos gaminių sudėtinių dalių techninė informacija. Kai šie dokumentai skaitmenizuojami prieiga gali būti nustatyta tik tam tikriems specialistams nekalbant apie tai kad apsauga gali būti taikoma keleto lygių. Šiuos dokumentus lengva sekti, matyti kas buvo prisijungę ir kokiems tikslams naudojo.
Kita nauda kurią iš karto pajaučia įmonės įdiegusios dokumentų valdymo sistemas yra sutaupytas laikas kai reikia surasti tam tikrą dokumentą. Jei naršant dokumentų dėkluose archyve tai gali užtrukti mažiausiai 10 minučių tai paieška sistemoje užtruksite tik sekundžių klausimas.
Dar kitas dalykas dėl kurio įmonės patiria nuostolius kai veiklą vykdo tik su popierinėmis dokumentų versijomis iškyla rimtos problemos kai dokumentai dingsta arba fiziškai sunaikinami dėl gaisro ar vandens užliejimo. Įdiegus dokumentų valdymas pdf ši problema iš karto dingsta nes tuomet kai sukuriamas dokumentas automatiškai padaroma ir jo kopija, ir jeigu jūs netyčia ištrinsite originalą visuomet rasite kopiją švedę dokumento pavadinimo pirmas raides ar kodą.
Jei įmonės vykdo turi padalinius skirtinguose miestuose ar šalyse tokios sistemos naudojimas yra neišvengiamas nes efektyvus bendradarbiavimas galimas tik tuomet kai visi įmonės darbuotojai dalijasi ir pasiekia informacija be kliūčių.
Palikti komentarą