Projektų valdymas – sritis, kurioje kyla bene daugiausiai problemų. Kad problemos būtų kiek įmanoma mažiau skaudžios ir greitai išsprendžiamos, projektinę veiklą vykdančioms įmonėms rekomenduojama įsidiegti projektų valdymo sistemą.
Projektų valdymo sistema – tai sistema, apimanti visus procesus nuo pasiūlymo suformavimo klientui iki dokumentų išrašymo. Geriausia, kad tokia sistema yra adaptuojama kiekvienai konkrečiai įmonei, atsižvelgiant į jos vykdomų projektų mastus, apimtis, kiekius ir sritis, ir yra individuali kiekvienai konkrečiai projektinę veiklą vykdančiai įmonei. Taip pat tokia sistema veikia internetinės naršyklės pagrindu, todėl ja darbuotojai ir kiti projekto nariai gali naudotis bet kur, kur yra interneto ryšys, ir bet kokiu mobiliuoju įrenginiu: išmaniuoju telefonu, planšete, nešiojamuoju kompiuteriu ir pan.
Didžiausi projektų valdymo sistemos privalumai yra efektyvus projektų planavimas, lengvai susisteminama informacija ir paprastas dokumentų tvarkymas. Tai patys svarbiausi aspektai, nes dažnai projekto sėkmė priklauso nuo gero projekto plano, aiškiai pateiktos ir lengvai bendrinamos informacijos ir teisingo dokumentacijos tvarkymo.
Kadangi projektas susideda iš finansų ir laiko planavimo bei žmogiškojo faktoriaus, čia dažniausiai kylančios problemos yra klientų poreikių pokyčiai, finansinės problemos – viršytas arba neteisingai paskirstytas biudžetas, darbų neatlikimas laiku, taip pat per didelis darbo išteklių apkrovimas arba žmogiškųjų išteklių trūkumas, informacijos problemos – informacijos dubliavimasis, trūkumas, klaidos informacijoje ir pan.
Visų šių ir kitų problemų tikimybė išlieka ir projektinę veiklą vykdančiai įmonei įsidiegus projektų valdymo sistemą, tačiau ji gerokai mažesnė. Klaidų beveik garantuotai nelieka informacijos ir dokumentacijos srityje ir projekto narių ir visų suinteresuotų asmenų bendravime: sistema leidžia sklandžiai bendrauti su visais dalyviais, o net mažiausi informacijos pasikeitimai yra matomi visiems, todėl nereikia atskirai klausinėti apie projekto eigą.
Palikti komentarą